به گزارش خبرگزاری مهر، علی علاءالدینی، مدیرکل برنامه‌ریزی، بودجه و کنترل عملکرد شهرداری تهران در تشریح فرآیند کنترل پروژه‌های شهری اظهار کرد: پس از ابلاغ بودجه مصوب شهرداری تهران جلساتی با کلیه واحدهای تابعه شهرداری برگزار می‌شود تا وضعیت و برنامه اجرایی مناطق، سازمان‌ها و شرکت‌ها برنامه اجرایی برای پروژه‌ها بررسی شود.
مدیرکل برنامه‌ریزی، بودجه و کنترل عملکرد شهرداری تهران افزود: مجریان پروژه‌ها در این جلسات و در خلال بررسی برنامه اجرایی پروژه‌ها نسبت به چگونگی تعیین حجم عملیات سالانه پروژه‌ها و سایر موضوعات اجرای پروژه با بخش کنترل اداره‌کل به جمع بندی رسیده و توافق می‌کنند تا ظرف مدت معینی پس از جلسات، ساختار شکست و زمانبندی پروژه‌ها را جهت بارگذاری در سامانه مدیریت و کنترل پروژه ارائه کنند.
وی با بیان اینکه پروژه‌های شهرداری به دو دسته جاری (مستمر) و توسعه‌ای (غیرمستمر) تقسیم می‌شوند، ادامه داد: پروژه‌های جاری (مستمر) شامل اقدامات روزمره‌ای (مانند آسفالت معابر، مرمت و لکه‌گیری، یا خط‌کشی خیابان‌ها) است که در سطح مناطق ۲۲ گانه انجام می‌شود و از سال گذشته در دایره اهداف نظام راهبری و مدیریت پروژه شهرداری قرار گرفته‌اند.
وی افزود: بر همین اساس و از سال گذشته، مناطق ۲۲ گانه برای قابل اندازه‌گیری و کنترل بودن پروژه‌های جاری خود باید آدرس و محل اجرای این دست از اقدامات خود را اعلام کرده تا کارشناسان بخش کنترل اداره‌کل بتوانند با بازدید یا دریافت اطلاعات و مستندات، اجرای مطلوب آنها را تأیید کنند.
علاءالدینی با اشاره به ابزارهای کنترلی پروژه‌های جاری، بیان کرد: برای این گونه از پروژه‌ها، دو ابزار کنترلی داریم. نخست، بخش کنترل و نظارت واحدهای مجری است که بر اساس برنامه و مستندات ثبت شده به سراغ پروژه‌ها رفته و اجرای صحیح آن را تأیید می‌کنند. آنها پس از تأیید پیشرفت پروژه نسبت به بارگذاری مستندات اجرا (شامل قراردادها، اسناد مالی، و تصاویر مربوط به اجرای فعالیت‌ها در هر آدرس یا خدمت مشخص) در سامانه مدیریت و کنترل پروژه اقدام می‌کنند. دوماً؛ پس از ثبت پیشرفت پروژه توسط منطقه یا سازمان، این اطلاعات کنار هم قرار گرفته و تقاطع داده می‌شود تا پس از بررسی مستندات، میزان پیشرفت اظهار شده تأیید یا اصلاح شود. در نهایت، پیشرفت تعیین شده برای واحدهای مجری اعلام کننده پیشرفت نیز معتبر است.
مدیرکل برنامه‌ریزی، بودجه و کنترل عملکرد شهرداری تهران درباره پروژه‌های توسعه‌ای (غیرمستمر) اظهار کرد: پروژه‌های توسعه‌ای، پروژه‌هایی هستند که در بازه زمانی چندساله با ابتدا و انتهای مشخص تعریف می‌شوند؛ مانند احداث سرای محله، احداث اسکان کارگری، احداث خطوط مترو، خرید اتوبوس‌های برقی یا واگن‌ها و …. برای این پروژه‌ها نیز پس از ابلاغ بودجه، از نمایندگان مناطق و سازمان‌ها دعوت می‌شود تا در جلسات مشترک درباره حجم عملیات سالانه و برنامه زمانبندی و ساختار شکست پروژه بحث شده و جمع بندی نهایی انجام شود.
وی ادامه داد: نمایندگان در این جلسات توضیح می‌دهند که با توجه به اعتبار تخصیص‌یافته و شرایط میدانی، پروژه تا چه حد می‌تواند پیشرفت داشته باشد و چه فعالیت‌هایی را اجرا خواهند کرد. پس از جلسه، مجریان مستندات و اطلاعات توافق شده را تهیه و تکمیل کرده و به بخش کنترل اداره کل ارسال می‌کنند تا پس از بررسی در سامانه مدیریت و کنترل پروژه بارگذاری شود.
علاءالدینی با تأکید بر اهمیت ثبت دقیق پیشرفت پروژه‌ها، گفت: پس از بارگذاری برنامه اجرایی پروژه‌ها، پیشرفت آنها باید توسط واحد مربوطه اعلام شود. برای مثال، واحدها درخواست ثبت پیشرفت برای پروژه‌ای خاص را ارائه می‌دهند. کارشناسان اداره کل با حضور در محل پروژه و با همراهی نمایندگان اجرایی مناطق و سازمان‌ها از کارهای انجام شده در هر پروژه بازدید می‌کنند. این بازدیدها با حضور همه طرف‌های ذی‌نفع و حتی بازوهای نظارتی در سطح مناطق، سازمان‌ها و بعضاً خود اداره‌کل ما انجام می‌شود تا پیشرفت ثبت‌شده مورد توافق همه باشد.
وی افزود: گزارش‌های پیشرفت پروژه نهایتاً در سامانه مدیریت و کنترل پروژه ثبت می‌شوند و پس از آن از طریق داشبوردهای تخصص موجود برای مدیران و کارشناسان کلیدی و مرتبط قابل رؤیت خواهد بود. اگر تحقق یک پروژه‌ای کم باشد یا پیشرفت قابل ملاحظه‌ای نداشته باشد، دلایل آن طی جلساتی ارزیابی می‌شود. در این فرآیند ممکن است بخشی از برنامه اجرای پروژه‌ها برحسی اقتضائات و نواقص موجود تغییر کرده و بهبود یابد.
مدیرکل برنامه‌ریزی، بودجه و کنترل عملکرد شهرداری تهران با اشاره به اهمیت بررسی‌های مصداقی، تأکید کرد: اگر ادعا شود پیشرفت پروژه‌ای مانند احداث خط مترو یا پارکینگ با واقعیت میدانی مغایرت دارد، باید به‌صورت مصداقی بررسی کنیم. برای مثال، اگر پیشرفتی ۶۰ درصد اعلام شده اما با داده‌ها همخوانی ندارد، تیم ارزیابی ما به محل پروژه اعزام می‌شود. این ارزیابی صرفاً توسط یک کارشناس انجام نمی‌شود، بلکه تیم‌های تخصصی شامل نمایندگان معاونت‌ها، مناطق، و دفاتر فنی حضور دارند.
علاءالدینی با اشاره به اینکه تخصصی‌ترین واحدها برای اظهارنظر درباره پیشرفت پروژه‌ها، دفاتر فنی و واحدهای دارای دانش تخصصی هستند، اضافه کرد: در بازدیدها، افرادی با دانش فنی، مانند کارشناسان عمران مناطق یا مدیران پروژه از شرکت‌ها، حضور دارند. حتی در بسیاری از موارد، معاون فنی و عمران منطقه یا مدیر برنامه‌ریزی نیز در محل پروژه حاضر می‌شوند. این اطمینان را می‌دهیم که ارزیابی‌ها توسط افرادی با تخصص و صلاحیت انجام می‌شود و هیچ‌گونه اظهارنظر غیرکارشناسی صورت نمی‌گیرد.
مدیرکل برنامه‌ریزی، بودجه و کنترل عملکرد شهرداری تهران اظهار کرد: در یکسال اخیر و با استقرار نظام مدیریت سبد پروژه‌های شهری، شاهد پیگیری تحقق پروژه‌ها در راستای اهداف کلان و عملیاتی شهرداری تهران هستیم. این موضوع از آن جهت اهمیت دارد که پیگیری تحقق و پیشرفت پروژه‌ها و انطباق آن با اهداف کلان شهرداری تهران می‌تواند مدیریت ارشد و تاکتیکی شهرداری را در جریان وضعیت تحقق اهداف کلان و عملیاتی قرار دهد. اگر پروژه‌ای در پیشرفت تأخیر داشته باشد، معلوم می‌شود که کدام هدف کلان شهرداری در حال آسیب دیدن است و باید برای آن فکری کرد.
علاءالدینی با بیان اینکه موضوع مهمی که نباید از آن غفلت کرد، مدیریت ریسک‌های پروژه هاست، افزود: در نظام مدیریت سبد طرح پروژه، پروژه‌های دارای ریسک شناسایی شده و برای رفع ریسک‌های مشترک، جلسات تخصصی برگزار می‌شود تا متولیان رفع ریسک در شهرداری تهران دور یک میز بتوانند به رفع مشکلات و موانع موجود بپردازند. یکی از مزایای نظام مدیریت سبد پروژه طرح این است که پروژه‌های دارای انحراف و مشترک در یک سبد قرار گرفته و رفع ریسک‌های آنها دنبال می‌شود.
وی خاطرنشان کرد: یکی از مهمترین سبدهای ایجاد شده ما، سبد پروژه‌های آغاز نشده، متوقف یا راکد است که مدیریت این سبد می‌تواند ظرفیت‌های معطل مانده شهرداری را احیا و مولد کند.
