۶ فناوری ضروری برای افزایش بهره‌وری کسب و کارها

فناوری‌های نوین نقش کلیدی در بهبود بهره‌وری کسب و کارها، هماهنگی بین تیمی بهتر و کاهش هزینه‌ها ایفا می‌کنند. ابزارهای دیجیتال نه تنها فرآیندهای سازمانی را ساده‌تر می‌کنند، بلکه همکاری تیمی و مدیریت پروژه‌ها را نیز در سطح جدیدی قرار می‌دهند.

در این مقاله، به معرفی ۶ فناوری ضروری برای کسب و کارهایی که مایل هستند مدرن در بازار حضور داشته باشند و رشد کنند می‌پردازیم. این ابزارها برای کسب‌وکارهای ایرانی و تیم‌های حرفه‌ای ضروری هستند. این فناوری‌ها شامل تلفن ابری، فکس اینترنتی، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ابزارهای مدیریت پروژه و ابزارهای بهره‌وری تیمی هستند. با این ابزارها و کاربرد آنها در ادامه آشنا می‌شوید.

۱. استفاده از مرکز تلفن ابری (Cloud Phone)

تلفن ابری سیستمی است که تماس‌های تلفنی را از طریق اینترنت مدیریت می‌کند و نیاز به تجهیزات سخت افزاری گران‌قیمت و هر نرم افزاری برای راه اندازی مرکز تماس را از بین می‌برد. این فناوری برای شرکت‌های ایرانی که به دنبال کاهش هزینه‌ها و افزایش انعطاف‌پذیری تیم هستند، ایده‌آل است.

تلفن ابری چطور بهره‌وری کسب و کارها را افزایش می‌دهد؟

ارتباطات تلفنی سهم زیادی از ارتباطات درون و برون سازمانی دارند و یکی از اولین بازخورد مشتری با کسب و کار را می‌سازد. به همین دلایل است که استفاده از یک سیستم تلفن گویا که به درستی تماس گیرندگان را به بخش‌های مختلف تیم هدایت کند، اهمیت دارد.

خوشبختانه تکنولوژی تلفن ابری، امکان راه‌اندازی یک تلفن سانترال با تمامی ویژگی‌های تلفن‌های گویا یعنی تعریف داخلی‌ها و منوهای متعدد را دارد. همچنین امکانات بیشتری مانند: صندوق صوتی، پیام خوشامدگویی اختصاصی، ضبط مکالمات، تعریف صف تماس و تعیین اولویت برای پاسخگویی در زمانهای اداری و غیراداری را دارد.

به عنوان مثال، «دفتر شما»، که یکی از باسابقه‌ترین ارائه‌دهندگان تلفن ابری در ایران است، امکان دسترسی به تماس‌ها از هر مکان و دستگاهی را فراهم می‌کند و برای تیم‌های دورکار بسیار مناسب است. تلفن ابری دفتر شما انعطاف پذیری بالایی به تیم می‌دهد و تیم‌ها یا کسب و کارهای کوچک می‌توانند از آن استفاده کنند و به اندازه مصرف پرداخت کنند؛ سپس با توسعه خودشان، بسیار راحت و سریع تلفن ابری را هم توسعه دهند. همچنین مشترکین سرویس تلفن ابری دفترشما، می‌توانند تلفن با اتصال تلفن ویپ به CRM ارتباطات خود را به صورت یکپارچه مدیریت کنند.

۲. استفاده از فکس اینترنتی (Internet Fax)

فکس اینترنتی جایگزینی مدرن برای دستگاه‌های فکس سنتی است که اسناد را به‌صورت دیجیتال و از طریق ایمیل یا پلتفرم‌های آنلاین ارسال و دریافت می‌کند. این فناوری برای شرکت‌های ایرانی که هنوز با اسناد رسمی سر و کار دارند، بسیار کاربردی است.

ارسال فکس آنلاین و دریافت آن نیازمند دستگاه فکس و کاغذ نیست و با گوشی تلفن همراه یا کامپیوتر هم قابل ارسال است. بنابراین فکس اینترنتی روشی دوستدار محیط زیست و به صرفه برای مکاتبات رسمی کسب و کارها است. به‌علاوه، آرشیو و نگهداری فکس‌های ارسالی یا دریافتی به آسانی در فضای ابری یا روی حافظه داخلی کامپیوتر قابل نگهداری است و همیشه در دسترس است.

خوشبختانه، دفتر شما علاوه بر اینکه به صورت مجزا سرویس فکس اینترنتی ارائه می‌کند، در سرویس تلفن گویا هم امکان فعال‌سازی فکس اینترنتی و استفاده از آن را هم فراهم کرده است.

۳. سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

نرم‌افزارهای CRM به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا روابط با مشتریان را مدیریت کرده و فروش را بهبود دهند. این ابزارها داده‌های مشتریان را سازماندهی کرده و تعاملات را بهینه می‌کنند. اپراتورهای بخش پشتیبانی، کارمندان فروش و سایر بخش‌ها ارتباط شخصی‌سازی شده و هدفمندی با هر مشتری خواهند داشت و در نتیجه مشتری تجربه بهتری از خرید خود خواهد داشت. طبق آمار، شرکت‌هایی که از CRM استفاده می‌کنند، تا ۲۹٪ رشد فروش بیشتری دارند.

اگر در شرکت خود از CRM استفاده می‌کنید، می‌توانید آن را به تلفن ابری یا سامانه ارسال پیامک و ایمیل یا هر ابزار دیگری متصل کنید. در این حالت بسیاری از پیگیری‌ها و اطلاع‌رسانی‌ها به حالت خودکار انجام می‌شوند. حتی می‌توان با شخصی‌سازی ربات هوش مصنوعی، بخشی از فرایندها یا تحلیل داده‌ها را به ربات‌ها واگذار کرد.

۴. ابزارهای مدیریت پروژه

ابزارهای مدیریت پروژه مانند ترلو ((Trello یا نرم‌افزارهای بومی ایرانی، به تیم‌ها کمک می‌کنند تا وظایف را سازماندهی کنید و مسیر پیشرفت پروژه‌ها را در تیم‌ها پیگیری کنید و به موقع به پایان برسانند. این ابزارها برای هماهنگی تیم‌های دورکار و حتی حضوری ضروری است.

۵. ابزارهای بهره‌وری تیمی

ابزارهایی مانند اسلک (Slack)، ماکروسافت تیمز (Microsoft Teams) یا پلتفرم‌های مشابه ایرانی، ارتباط و همکاری بین اعضای تیم را بهبود می‌بخشند. این ابزارها جایگزین ایمیل‌های وقت‌گیر هستند و تعاملات را سریع‌تر می‌کنند.

این ابزارها امکان گفتگوی آنلاین گروهی و فردی، تماس صوتی و ویدئویی و همچنین اشتراک‌گذاری فایل‌ها بین اعضای تیم را فراهم می‌سازند.

۶. استفاده از ابزارهای اتوماسیون در کسب و کار

همان‌طور که گفتیم خودکارسازی یا اتوماسیون فرایندهای تکرارشونده در کسب و کارها بسیار اهمیت دارد. زیرا:

• ارتباط بهتری با مشتریان می‌سازد؛
• خطای انسانی را کاهش می‌دهد؛
• سرعت فرایندها را افزایش می‌دهد؛
• در منابع مالی و انسانی صرفه‌جویی می‌شود.

با وجود این مزایا است که اغلب کسب و کارها بسیاری از فرایندها را مانند ارسال پیامک و ایمیل اطلاع‌رسانی، ثبت‌نام و حتی جمع‌آوری داده و آنالیز اولیه آنها را به صورت اتوماسیون درآورده‌اند.

چرا استفاده از این فناوری‌ها مهم هستند؟ چطور آنها را انتخاب کنیم؟

در محیط کاری رقابتی سال ۱۴۰۴، فناوری‌های دیجیتال تفاوت بین موفقیت و عقب‌ماندگی را رقم می‌زنند. طبق نظرسنجی اخیر در میان کسب‌وکارهای ایرانی، ۸۰٪ از مدیران معتقدند که ابزارهای دیجیتال بهره‌وری را به‌طور قابل‌توجهی افزایش داده‌اند. این فناوری‌ها نه تنها کارایی را بهبود می‌بخشند، بلکه تجربه کاری بهتری برای کارکنان فراهم می‌کنند.

برای انتخاب فناوری‌هایی مناسب کسب و کار خود مراحل زیر را دنبال کنید:

• نیازهای تیم را شناسایی کنید: فناوری باید با چالش‌های خاص کسب‌وکار شما هم‌راستا باشد.
• سهولت استفاده از ابزار را بررسی کنید: ابزارهای کاربرپسند، پذیرش سریع‌تری در تیم دارند.
• از منابع معتبر استفاده کنید: برای دسترسی به فناوری‌های با کیفیت، به دفترشما مراجعه کنید که مجموعه‌ای از راه‌حل‌های دیجیتال را ارائه می‌دهد.

سرویس‌های دفتر شما؛ ابزار مدیریت حرفه‌ای کسب و کار

فناوری‌های معرفی‌شده در این مقاله، ستون‌های اصلی یک محیط کاری مدرن و بهره‌ور در سال ۱۴۰۴ هستند. با سرمایه‌گذاری روی این ابزارها، کسب‌وکارهای ایرانی می‌توانند فرآیندهای خود را ساده‌تر کرده و به موفقیت‌های بزرگ‌تری دست یابند. برای شروع، به دفترشما سر بزنید و با تهیه تلفن ابری رایگان به مدت ۱۵ روز این سرویس را استفاده کنید. تلفن ابری دفترشما با اتصال به ابزارهای مختلف مثل CRM یک مدیریت و اتوماسیون حرفه‌ای را به کسب و کار شما اضافه می‌کند.